Im nachfolgenden Praxisbeispiel wollen wir Ihnen einen Einblick in einen Gefährdungsbeurteilungsprozess geben, wie er im Umfeld von Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern und Dienstleistungsunternehmen häufig zum Einsatz kommt: Bei der Tätigkeit in den Räumlichkeiten eines Mandanten bzw. Kunden wird der Arbeitsplatz anhand einer Gefährdungsbeurteilung auf seine räumliche Eignung für eine korrekte Unterbringung der Mitarbeiter überprüft.
Im ersten Schritt beurteilt ein Mitarbeiter des Dienstleisters beim Mandanten/Kunden vor Ort den zugewiesenen Raum nach räumlichen Gegebenheiten wie z.B. Tageslicht, Luftaustausch und Temperatur. Zur Dokumentation nutzt er die Vorlage zur Gefährdungsbeurteilung (GBU).
Erkennt der Mitarbeiter anhand der dokumentierten räumlichen Gegebenheiten Gefährdungen, erfasst er für diese Maßnahmen, die zur Abstellung der Gefährdungen ergriffen werden müssen. Sollten alle Gegebenheiten bereits den Richtlinien entsprechen, wird die GBU gespeichert und abgeschlossen.
Bei Nichterfüllung wird der Teamleiter benachrichtigt, um entsprechende Maßnahmen durchzuführen. Dabei versucht der Teamleiter die erkannten Gefährdungen mit dem Mandanten/Auftraggeber, z.b. durch Suchen eines geeigneteren Raumes, zu beseitigen. Ist dies möglich, wird dort erneut eine GBU durchgeführt.
Kann kein geeigneter Raum zur Verfügung gestellt werden, eskaliert der Teamleiter das Problem an seine zuständige interne Abteilung. Lässt sich keine lösung mit dem Mandanten/Auftraggeber finden, kann die zuständige Abteilung z.B. eigene Räume anmieten und zur Verfügung stellen. Diese Maßnahme wird wiederum in die GBU übertragen und deren Wirksamkeit vom zuständigen Mitarbeiter erneut überprüft.
Spreadsheet Router unterstützt Sie bei allen Tätigkeiten, die mit der GBU einhergehen, um Ihnen einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Sie definieren die Maßnahmen, der Spreadsheet Router benachrichtigt die zuständigen Abteilungen. Für eine termingerechte Bearbeitung der Maßnahmen, sowie für die Überprüfung von deren Wirksamkeit können Fälligkeiten festgelegt werden, die dafür sorgen, dass eine GBU zeitgerecht abgeschlossen und regelmäßig wiederholt wird.
Fotos bzw. Beweisstücke, die eine Gefährdung genauer dokumentieren, lassen sich problemlos an die GBU anhängen, so dass alle Beteiligten jederzeit darauf zugreifen können.
Fertige und laufende GBUs, ihr Bearbeitungsstand, sowie alle beteiligten Mitarbeiter und Prüfer können jederzeit in Echtzeit betrachtet werden.
Spreadsheet Router ist Ihr zentrales System, in dem Sie alle Abläufe rund um Ihre Gefährdungsbeurteilung steuern und dokumentieren können.
Eine GBU regelkonform zu erfassen ist schwierig genug. Lassen Sie den Spreadsheet Router alle weiteren Aufgaben für Sie erledigen.
