Workflows für die Gefährdungsbeurteilung und Behebung von Gefährdungen

In Spreadsheet Router haben wir zwei Workflows zusammengestellt, die die Gefährdungsbeurteilung und Behebung von Gefährdungen abbilden:

  • Workflow für Gefährdungsbeurteilung: Dieser Prozess beinhaltet Schritte von der Ermittlung und Bewertung von Gefährdungen, über das Festlegen entsprechender Maßnahmen bis hin Fortschreibung der GBU.
  • Umsetzung einer Maßnahme zur Behebung von Gefährdungen: Dieser Prozess wird angestoßen, um die Festlegung, Freigabe, Umsetzung und Überprüfung der Wirksamkeit einer Maßnahme zur Behebung von Gefährdungen zu begleiten und zu dokumentieren.

Jeder Workflow-Schritt ist eine Aufgabe, die Rollen zugewiesen ist und auch an Bearbeiter delegiert werden kann.

GBU-Workflow

Der GBU-Workflow besteht aus den einzelnen Schritten zur Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung und bezieht sich auf einen Arbeitsbereich.

  • Gefährdung ermitteln
  • Risiken bewerten
  • Maßnahmen festlegen
  • Maßnahmen durchführen
  • Wirksamkeit überprüfen und GBU fortschreiben

Jeder Schritt ist eine Workflow-Aufgabe und kann einer Rolle zugewiesen oder auch an bestimmte Bearbeiter delegiert werden. Daten wie festgestellte Gefährdungen nach Gefährdungsarten sowie Risiken werden in einem übersichtlichen Excel-Formular erfasst, das in jedem Schritt weitergeführt wird und an den jeweiligen Bearbeiter geroutet wird.

Die feine Unterteilung der Gefährdungsgruppen in der Excel Vorlage ermöglicht Ihnen die Erfassung verschiedener Arten von Gefährdungen in allen Arbeitsbereichen.  Bestimmte Bereiche dieses Formulars werden in jedem Arbeitsschritt vom zugeordneten Bearbeiter dokumentiert und die Aufgabe abgeschlossen.


Der GBU-Workflow kann für jeden Arbeitsbereich anstoßen werden. Weiterhin ist der GBU-Workflow anpassbar an die betrieblichen Rahmenbedingungen, z.B. indem Schritte hinzugefügt oder entfernt werden.

Excel-Formular zur Gefährdungsbeurteilung
Excel-Formular zur Gefährdungsbeurteilung
Gefährdungsbeurteilungsworkflow
Der allgemeine GBU-Workflow

Maßnahmen zur Behebung von Gefährdungen

Werden Gefährdungen mit größerem Risiko identifiziert, sind Maßnahmen angezeigt, diese zu beheben. Der Maßnahmen-Workflow ist dafür vorgesehen, die Durchführung, Bewertung und Dokumentation dieser Maßnahmen zu begleiten.

Für die Anordnung einer Maßnahme wird ein Excel-Formular ausgefüllt mit den notwendigen Information zur Maßnahme, z.B. Art der Maßnahme, genaue Beschreibung, bis wann eine Umsetzung erforderlich ist. Je nachdem, um welche Art Maßnahme es sich handelt, sieht der Workflow auch eine optionale Freigabe für die Maßnahme vor, bevor es zur Umsetzung der Maßnahme und der dessen Wirksamkeitsprüfung geht. Im Excel-Formular werden alle Daten zur Maßnahme erfasst, sondern auch Informationen zur Freigabe, Umsetzung und Wirksamkeitsprüfung.

Wie beim GBU-Workflow auch sind die Schritte mit Rollen verknüpft und können an Bearbeiter delegiert werden. Für jede Maßnahme kann der Maßnahmen-Workflow angestoßen werden. Die Daten zur jeweiligen Maßnahme sind nicht nur im Excel-Formular erfasst, sondern werden auch mit Spreadsheet Router synchronisiert. Dies ermöglicht Auswertungen in Spreadsheet Router über alle angestoßenen Maßnahmen ( z.B. bezüglich Wirksamkeit).

Excel-Formular zur Maßnahmenumsetzung
Excel-Formular zur Maßnahmenumsetzung
Maßnahme zur Behebung von Gefährdungen
Workflow für die Behebung von Gefährdungen

Die Daten aus dem Excel-Formular werden Benutzern während der Bearbeitung ihrer Aufgaben in Spreadsheet Router strukturiert dargestellt. Sie können die Aufgabe mit Excel Add-In vom Spreadsheet Router einfach bearbeiten oder zur späteren Bearbeitung speichern. Es gibt auch die Möglichkeit, die Aufgabe an Kollegen zu delegieren oder Anhänge beizufügen.

Spreadsheet Aufgabe
Ansicht für den Benutzer während der Bearbeitung der Spreadsheet Aufgabe